La Técnica del Grupo Nominal

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La TGN combina aspectos del voto secreto con una limitada discusión que permite lograr consenso y conseguir una decisión de equipo. A mi juicio, es muy útil en situaciones donde los juicios u opiniones individuales deben expresarse y combinarse para llegar a decisiones que no puede generar una sola persona

Se debe utilizar cuando:

·      Se deba considerar una cuestión delicada, polémica o importante y/o se piensa que las opiniones contrarias o los detalles pueden llegar a paralizar la discusión. No se discute hasta recoger ideas de manera secreta en una primera etapa.

·      Cuando en la decisión tienen que participar representantes de varias visiones o áreas: el predecesor u otros miembros de la familia, representantes de algún varias áreas de la empresa, clientes, proveedores, otras sensibilidades...y todos tienen igual de opciones para participar.

·      Se ha identificado la causa raíz del problema, pero la identificación de los siguientes pasos es difícil.

Etapas de la TGN

Etapa 1:

Se  trata de definir claramente el problema y dejarlo por escrito visible en la sala, las personas convocadas a la sesión, colocadas en una mesa redonda tienen que estar de acuerdo que esas es la pregunta o el tema a tratar.

Ejemplo: La dirección compartida de una PYME familiar de tres hermanas convoca a tres respresentantes del área comercial, al recientemente gerente saliente y padre de las actuales propietarias, así como a dos de sus mejores clientes y un representante de la empresa proveedora con los que les une una relación de confianza a una sesión a fin de determinar que deberían hacer porque como equipo de ventas no les estaba yendo tan bien como otros años. El equipo directivo decidió utilizar la TGN siendo convocadas en total 10 personas incluyendo las actuales proprietarias. La hermana mayor que se ocupa de la dirección de RRHH compartió en una trasparencia un posible enunciado de la decisión a la que tenía que llegar el equipo: ¿Cuáles son las cuestiones críticas que debemos acometer desde el punto de vista comercial para lograr que funcionemos como un equipo con mejor desempeño?

Etapa 2: Una vez que todos los participantes de la sesión están de acuerdo sobre la pregunta a resolver, de manera individual y en silencio van anotando sus ideas sobre posibles soluciones. Las propuestas se recogen en tarjetas individuales de metaplan o similar de diferentes colores, se escriben con rotulador negro y en mayúsculas y se expresan en un par de palabras o frases cortas. Tantas ideas tantas tarjetas por participante. Se pueden entregar un nº determinado de tarjetas (10, por ejemplo) y solicitar que cada persona escriba al menos 10 propuestas en silencio. O dejar un límite de 5/10 minutos para que cada participante genere las que se le ocurra en un tiempo determinado.

Ejemplo: El moderador, señaló que encima de la mesa podían encontrar tarjetas y rotuladores para escribir durante 10 minutos todas las ideas que se les ocurriera que podrían mejorar el desempeño del equipo comercial.

Etapa 3: De manera secuencia, cada participante va enunciando sus ideas de una a una. Y el moderador recoge dichas ideas pegándolas en la pared o anotándolas en el pizarrón o rotafolio a la vista de todo el equipo.  El proceso continúa hasta que todos han compartido sus ideas. Si se utilizan tarjetas el moderador puede posteriormente jardinear con las tarjetas y colocarlas juntas  o crear una única tarjeta o titular que integre las propuestas parecidas. Tiene que asegurarse de que el equipo está de acuerdo en que las ideas están relacionadas. No es el momento de enjuiciar el contenido de las propuestas, si no simplemente de compartirlas y organizarlas si hay propuestas repetidas o similares. Además encima de la mesa sigue habiendo tarjetones por lo que el panel resultante puede alentarse a engancharse a proponer nuevas ideas a partir de las que están ya visibles.

Ejemplo: El moderador va pidiendo a todos los participantes que vayan leyendo sus tarjetas y que si hay parecidas se las vayan dando dando para agruparlas. Uno de los clientes de la PYME se dio cuenta de que sus ideas ya estaban siendo mencionadas por el resto de los integrantes del grupo. Queriendo participar en el proceso y a la vista de lo expuesto en el panel resultante se dio cuenta de que visualizar el conjunto de ideas disparó una nueva idea que compartió en una nueva tarjeta y se colocó en el panel.

Etapa 4: Expuesto el listado de propuestas, cada ítem o propuesta recibe un tiempo determinado y equitativo de calidad para ser discutido y clarificado. El objetivo es aclarar a qué se refiere la idea, aún no se trata de argumentar o objetar sobre la propuesta. Se lee en voz alta cada titular y se aclara por quien lo sugirió a qué se refiere si es que hay preguntas al respecto.

Ejemplo: El moderador va leyendo cada ítem uno por uno, indagando sobre si hay preguntas sobre su significado o contenido, o pide que alguien defina a qué se refiere con más detalle. Algunos integrantes no estaban de acuerdo con la definición o significado de alguna propuesta, por lo que dedicaban un tiempo a aclararlo y hasta que no estaba clarificado no se pasaba al siguiente ítem.

Etapa 5: En esta etapa se pasa a asignar secretamente la prioridad de cada ítem. Se asigna una letra a cada idea numerada.  Y se les pide en secreto que las prioricen, asignando un nº 1 a la idea que, a su juicio, mejor solucione el problema o refleje la cuestión que se está decidiendo y así sucesivamente. Si el listado supera las 12 propuesta se sugiere utilizar la regla de la mitad más uno, es decir, se les pide que se concentren en 6 de los 12 items generados.

Ejemplo: Surgieron 13 ideas que fueron designadas individualmente desde la letra A a la letra L. El moderador les pide que se concentren en priorizar exclusivamente 6 items de su elección asignado un valor de 1 a 6,  en orden de importancia (de más a menos)

Etapa 6: Cada miembro del equipo, enuncia su clasificación y el moderador las anota en un bloc o trasparencia proyectada Se suma cada línea de números horizontalmente. El ítem que arroje el puntaje más bajo representa la decisión del grupo más valorada.

Etapa 7: En orden descendente, de manera que la decisión mas valorada esté en primer lugar, se comentan y clarifican las definiciones de los tres primeros. Y se abre un proceso de discusión al respecto con el objetivo de confirmar si el voto final ha sido los suficientemente coherente y reconsiderar quizás algunos ítems que puedan haber recibido una clasificación equivocada o incoherente. Si es así se puede proceder a votar de nuevo. Es el momento de preguntar si todo el mundo está de acuerdo en que esta es la alternativa más importante para el equipo dado el problema. Luego tras unos minutos de discusión, se puede comenzar a trabajar inmediatamente en los primeros dos ítems de la lista. Otros ítems podrían abordarse teniendo en cuenta información aún por recoger o tener en cuenta. O que otro de los ítems debe ser trabajado por el equipo directivo y discutido más adelante.