La toma de decisiones en dirección compartida de PYMES familiares

Si no tuviéramos retos que superar, no habría necesidad de tomar decisiones. Cuando estas decisiones se hacen individualmente, el proceso es relativamente simple. Pero cuando es necesario que las elecciones y los planes se formulen de manera compartida, la cuestión es totalmente diferente.

En los últimos dos años, he tenido la oportunidad de acompañar a PYMES familiares en proceso de sucesión (2ª generación), cuyos integrantes, tres o cuatro hermanos o hermanas van a gestionar la empresa familiar a través de una dirección compartida. 

La dirección compartida por dos o más hermanos en plan de igualdad es una opción que toman más de un 10% de las empresas familiares. Suele funcionar cuando cada hermano tiene áreas distintas de responsabilidad, pero comparten el mismo proyecto, se respetan y saben dirigir y resolver sus conflictos. Su principal inconveniente está en la elevada dificultad para trabajar en equipo y tomar decisiones. 

No todas las decisiones tienen que ser tomadas necesariamente en conjunto por un equipo. Algunas decisiones es mejor que las tome una persona, o con algún aporte de los demás. Así que una de las primeras decisiones que tiene que tomar la dirección compartida de una PYME familiar, recién creada, tras la marcha del fundador de la misma, es determinar qué decisiones deberían ser adoptadas por el grupo y cuáles pueden ser tomadas de manera individual. En mi opinión, las decisiones deberían ser tomadas por la dirección compartida de la PYME familiar si:

• El resultado va a afectar a todos los integrantes del grupo (hermanos)
• La solución es crítica para los clientes de la PYME
• La alternativa elegida puede tener consecuencias a largo plazo

Además hay situaciones en las que la dirección compartida necesitará que otras personas de la empresa, colaboradores, clientes, proveedores, otros miembros de la familia deban participar de determinada decisión, especialmente cuando se trate de cuestiones delicadas y los integrantes necesitan participar, comprender y conocer como se llegó a dicha decisión.

"Juntos somos más listos que por separado" o "varias cabezas piensan mejor que una". Si el proceso de toma de decisiones resulta eficaz, reunirá las capacidades, conocimientos, experiencias y opiniones de los participantes del equipo y se producirá una solución que es mayor que la suma de las partes (sinergias)

Los procesos de tomas de decisiones grupales pueden ser especialmente difíciles y frustrantes cuando no se dispone de herramientas que faciliten que el proceso sea más sencillo y las decisiones resultantes sean las mejores.

A mi juicio, las técnicas más importantes para tomar decisiones son las siguientes:

• Lluvia de ideas+Filtrado
• Método de la Tarjeta de Consenso
• Matriz de Selecciones Apareadas
• Técnica de Grupo Nominal
• La técnica Delphi
• Técnica de Calificación de Criterios

Estás técnicas se desarrollarán en otros post, pero antes de ello, es necesario clarificar algunos conceptos e ideas importantes o reglas básicas:

Para asegurar la calidad:

1. Antes de que un equipo directivo empiece a utilizar estas técnicas, tiene que comprender muy bien la palabra "consenso". En un equipo supone que "todos sus integrantes podemos seguir viviendo si la alternativa X es la solución que hemos decidido para un problemas y que todos acordamos aceptar todo lo que la solución X requiera que hagamos"
2. Además al principio de la reunión de la toma de decisiones tienen que ponerse de acuerdo sobre la cuestión que se está abordando y el objetivo a lograr. Hay que tener ambos aspectos claros y presentes por escrito y visible, en un rotafolio por ejemplo, durante toda la reunión. 
3. Hay que asegurarse de que todos los miembros del equipo tomen una primera decisión sobre el procedimiento, y recoger esquemáticamente la sistemática elegida para dejarla siempre visible durante la reunión ( en un papel de rotafolio, por ejemplo) y seguir dicha sistemática.
4. Permitir cierto tiempo, para lograr el consenso, pero no permitir demasiado. 

Para facilitar el compromiso:

5. Es fundamental ser franco y honesto cuando cada integrante exprese sus ideas y opiniones, sin caer en la trampa de ir modificando las ideas según el giro de la discusión o sin no hacerlas públicas por prejuzgarlas de peregrinas o "poco aterrizadas"·
6. Se ha de preservar un clima de escucha, en el que todas las personas participantes han de sentirse escuchadas y que todos los puntos de vista, opiniones o ideas se escuchen sin ser juzgadas por inusuales que puedan parecer. Después de todo, algunos de los mejores descubrimientos efectuados en el mundo fueron realizados cuando menos se lo esperaba (serendipia)