Lluvia de ideas+Filtrado

Una lluvia de ideas permitirá a la dirección compartida de una PYME familiar poder nutrir sus decisiones de muchas alternativas creativas a partir de las cuales tomar una decisión grupal. El filtrado posterior reduce la lista de ideas así generadas a un número manejable.

¿Cuándo debe utilizarse la lluvia de ideas+filtrado?

• ·      Cuando quieran utilizar las posibles causas y/o soluciones a los problemas
• ·      Cuando planifiquen etapas de un proyecto de equipo
• ·      Decidan sobre problemas u oportunidades de mejora sobre las que trabajar
• ·      Deben tomarse decisiones no rutinarias que requieran altas dosis de creatividad especiales
• ·      El equipo debe nutrirse de muchas opciones o posibilidades y obtener consenso sobre el mejor curso de acción

Etapas de la lluvia de ideas+filtrado

Etapa 1:

Además de ponerse de acuerdo sobre el objetivo y la cuestión o tema a tratar, todo el equipo tiene que aceptar la sistemática que se va a seguir: tiempo límite de la sesión (mínimo 30 minutos) y designar un registrador que anote todas las ideas donde todos puedan verlas (en rotafolio  o transparencia proyectable). 

Ejemplo: Una PYME familiar de cuatro hermanos ha comprado otra PYME, los cuatro hermanos miembros de la dirección compartida de la empresa familiar se reúne para idear un plan para decidir maneras de integrar a los 20 empleados de la empresa recién absorbida (punto nº 2). Decidieron que utilizarían 20 minutos para la lluvia de ideas y otros 20 minutos para el filtrado.

Además se deben recordar las reglas básicas establecidas:

·      No criticar ni corregir ninguna idea

·      Generar el mayor nº posible de propuestas luego ya se filtrarán. Si se generan menos de 4 ideas seria conveniente cambiar de método.

·      Recordar que la clave es la creatividad, se proponen ideas con humor, alternativas exageradas.

·      Se puede construir sobre las alternativas de los demás

Etapa 2:

El equipo tiene que decidir inicialmente si el método para la lluvia de ideas es aleatorio o secuencial.

Tipos de lluvia de ideas
Aleatoria	Secuencial
Los integrante de la dirección compartida enuncian todas la ideas según se les va ocurriendo Las ideas se comparten según van surgiendo a viva voz	Cada uno va emitiendo su idea por turnos, siguiendo en cada ronda el sentido de las agujas del reloj, Cualquiera puede pasar cuando llega su turno
Se continúa hasta que no se generen más ideas Todas las ideas son anotadas en la medida que son emitidas

Ejemplo: La dirección compartida decidió utilizar el método aleatorio, de manera que cualquiera de los cuatro hermanos podía pedir que se anotar una idea tan pronto se le ocurría

Etapa 3:

En esta etapa es cuando los integrantes del equipo generan ideas, tantas como sea posible hay que promover la urgencia y el “hambre de nuevas ideas hasta el empacho”. Concluye esta etapa cuando:

·      Todos han tenido la oportunidad de participar

·      No aparecen más ideas

Ejemplo: Se registraron 4 ideas aleatorias con el método aleatorio. Por eso acordaron  cambiar a un método secuencial, por rondas fueron aportando más ideas, cuando a alguno de los hermanos no se le ocurría ninguna propuesta, pasaba su turno a su otro hermano sentado a su izquierda. Las ideas se disparaban y retroalimentaban unas a otras. Se generaron otras 20 ideas. Y se anuncia que concluida a fase de generación de ideas  se inicia la etapa de filtrado

Etapa 4:

Los filtros son un listado de criterios o restricciones que van a ayudar al equipo a evaluar las alternativas. Se trata de contrastar cada idea con una serie de filtros para eliminar ideas o incluir propuestas.

Los filtros más comunes son:

·      Coste económico o presupuesto determinado

·      Coste de tiempo o plazo determinado

·      Disponibilidad de recursos humanos o técnicos

·      Coherencia con nuestros valores, procesos, idiosincrasia, imagen, valores

·      Impacto sobre cliente interno y externo

·      Resistencia a la idea vs aceptabilidad interna y externa

·      Viabilidad: en términos de encarar el objetivo

Ejemplo: El equipo de la dirección compartida de la PYME familiar propuso que los cuatro filtros que utilizarían para descartar/aceptar ideas se concretarían en: No más gente (para la integración de los nuevos empleados no se va utilizar más que al personal existente)/No perturbar el trabajo (no alterar los sistemas y procesos en marcha)/No más tiempo (tratar de poner a la gente en marcha lo antes posible)/No más dinero (no incurrir en más gastos ni favorecer económicamente a los nuevos empleados). Estas ideas se anotaron en otro papel de rotfolio que con cinta de carrocero que se colocó al lado del panel de ideas propuestas.

Etapa 5:

Aplicar filtros de uno a uno a cada idea de la lista, tachando con rotulador toda idea que no pase por alguno de los filtros quedando sin marcar los ítems que si cumplen con los criterios y ha de ser, por tanto incluida. Este proceso se realiza, independientemente de quien haya venido la idea, sin excepciones. Todos los integrantes del equipo, deben aceptar las reglas, y no deben justificar o incluir argumentaciones para que sus ideas sean aceptadas cuando no pasan el filtrado.

Ejemplo: el hermano pequeño que hace de moderador en la sesión. Tomó un rotulador azul y tachó de las 20 propuestas, las ideas que no pasaban el filtro de “no más tiempo”. Con rotulador naranja, señaló aquellas que no superaban el criterio de “no más dinero” . Con un rotulador morado, indicó las ideas que no correspondiesen con el filtro “no perturbar el trabajo”. Y finalmente, marcó en rojo las que no superaban el último criterio: “No perturbar el trababajo”. Tras ese análisis, solo permanecían sin marca tres ítems.

Etapa 6:

Para terminar la sesión, las ideas sobrevivientes al proceso de filtrado, se someten a consenso. Es el momento también, si se requiere, de seleccionar o que alguien se proponga como representante para transmitir las propuestas, o para hacer el seguimiento de alguna de ellas, por ejemplo. Es fundamental asegurarse que todos los integrantes del equipo directivo de la PYME familiar han entendido y están de acuerdo con esas dos/tres propuestas y que pueden seguir viviendo si esas alternativas son las que se van a implantar acordando todos aceptar todo lo que esas ideas requieran que se haga.

Ejemplo: Los cuatro hermano analizaron las tres ideas que quedaron indemnes en el panel tras la etapa de filtrado. Las definieron, para asegurarse que todos las habían entendido. Y el hermano pequeño, que se ocupa de la gestión de las personas en la PYME familiar se propuso voluntario para comunicar la decisión adoptada y apoyada por todo el equipo a todo el personal, delegando en él la responsabilidad de diseñar un plan de acción, estableciendo acciones concretas para cada una de esas ideas, junto con un  calendario o temporalización. También se ocupará de comunicar en la siguiente reunión de equipo directivo y consejo familiar los avances en el proceso de integración  de los nuevos empleados.