Reuniones y e-reuniones productivas

23:28 Visi Serrano 3 Comments

¿Cuántos de nosotros hemos asistido o asistimos a reuniones que podrían clasificarse como insoportables e improductivas?.

A ver si os suenan alguna de las siguientes escenas:
  • ¿Tenéis ahora un minutito? Así comienzan muchas reuniones en las empresas. 
  • Un grupo de profesionales está reunido por Skype para comentar una serie de cambios y propuestas concretas para el diseño de su nueva site corporativa. Y la conversación ha derivado en la falta de recursos en el área, la queja sobre los últimos cambios organizativos y la crítica a la reciente incorporación del equipo de dirección.
  • La reunión para tomar una decisión estratégica se ha prolongado una o dos horas más de lo previsto y aún no se ha cerrado plan de acción ninguno.
  • En las reuniones online que hacemos a través de mikogo siempre hay alguien que no lleva preparada su presentación o que no conoce el funcionamiento de la herramienta.
  • Llegas a una reunión y no sabes para qué te han convocado, ni el objetivo de la misma. 
  • La última reunión de equipo parecía un gallinero, todos hablando a la vez y de manera desorganizada
  • En las reuniones de mi empresa siempre participan los mismos, acaparan la conversación y el resto nos mantenemos en silencio, salvo de dos figuras no hay más aportaciones ni preguntas. 
  • Un cliente no deja de contactar contigo por el chat de vídeo y voz de Google, sabe que trabajas online y parece considerar que tienes que estar a su disposición las 24 horas del día, los 365 días del año.
  • ….
Estas malas experiencias: fracasos, pérdida de tiempo, etc, pueden llevar a que las reuniones se conviertan en un elemento destructor de la vida de un equipo. Puede ser motivo de irritación, de generación de conflictos y de expectativas de autoderrotismo, asi como un obstáculo para la cosecución de objetivos.

Un martillo es una herramienta con la que puedes destruir o construir:
Y sin embargo, las reuniones son herramientas que pueden ser muy útiles. Gracias a ellas se pueden comunicar y conocer la estrategia o el plan de gestión anual, operaciones, las nuevas políticas de recursos humanos y otras decisiones organizativas importantes. Además, en estos encuentros se puede recoger información o comunicar a responsables y a homólogos de situaciones, problemáticas, nuevas ideas o alternativas para resolver problemas. La mayoría de las veces, es necesario que la dirección involucre al resto de las personas de la organización en la toma de decisiones, lo que facilita enormemente implementar los cambios. 

Las reuniones, por lo tanto, se hacen con el propósito de informar a las personas sobre políticas u operaciones, reunir información, conducir entrenamientos, resolver problemas o tomar decisiones. Puede llevar, por tanto, a potenciar las expectativas de eficacia y de resultados del trabajo compartido. Y puede ayudar a desarrollar y mantener un sentido de pertenencia a un equipo o grupo de trabajo. 

E-reuniones:
La realización de encuentros interactivos en tiempo real en la nube representa más que el ahorro de recursos importantes como tiempo y gastos de transporte. Permite además de las anteriores una mayor personalización hacia los clientes, trabajo personalizado entre los grupos, formación al mismo momento, mejorar la comunicación interna, imagen de marca y un largo etcétera que incide en  un incremento general de la productividad personal y de equipo. Ahora mismo son muchas las expectativas que por ejemplo está generando la próxima apertura y generalización de los perfiles de empresa o negocio en Google Plus. 

Decálogo para realizar reuniones y e-reuniones efectivas:

Este mes imparto de nuevo el módulo sobre Dirección eficaz de reuniones en el Curso Experto en  Marketing y Management aplicado al surf y los deportes de deslizamiento. Ya participé en la anterior promoción ¡este año, además le daremos un enfoque 2.0! Gracias @mktsurf por la propuesta.

Unas preguntas para la reflexión:

  • ¿Cuál es vuestra mejor experiencia de reuniones que has dirigido o participado? 
  • ¿Habéis utilizado alguna herramienta 2.0 para realizar un encuentro virtual? ¿Qué herramienta online destaca a tu juicio por práctica y útil?
  • ¿Cuáles son vuestros puntos fuertes para dinamizar una reunión? ¿En qué capacidades y habilidades te apoyas o puedes apoyarte para conducir eficazmente una reunión de trabajo? 
  • ¿Cuál sería el perfil del dinamizador ideal de una reunión? ¿Qué conocimientos debe tener? ¿Cuál tiene que ser su actitud y su comportamiento en la reunión?
  • ¿Qué tipo de situaciones difíciles consideras que gestionas o puedes gestionar positivamente? ¿Los largos silencios? ¿La falta de participación? ¿El clima de la reunión? ¿Las emociones de los participantes? ¿Otras?
  • ¿Con qué objetivos o para qué puedes tener que convocar a otras personas en tu trabajo?

 Viñeta: autoría propia

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