Participación genuina y planificación de agendas abiertas

Habitualmente en las reuniones de empresa formales el acceso a la participación en la generación de la agenda está restringido a unas pocas personas. ¿Quieres saber qué es la planificación abierta de la agenda de la reunión y cómo puedes fomentar la participación a través de este método?

Esta entrada tiene como objetivo presentar las características y ventajas diferenciales de plantear al grupo que genere el orden del día o puntos a tratar de manera abierta en el momento mismo de la reunión.

Hay muchos aspectos importantes que no se contemplan en estas entrada que pueden llegar a marcar la diferencia: el proceso check-in o ritual de entrada; la elección del método para facilitar la reflexión, el consenso, la toma de determinadas decisiones, la recogida de información y/o compromisos (acta); el check-out o ritual de salida, etc. El día 18 de Noviembre tendré la oportunidad de conversar sobre todo ello con los participantes del módulo sobre Dirección eficaz de reuniones en el Curso Experto en  Marketing y Management aplicado al surf y los deportes de deslizamiento. 

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Características de las Reuniones de Agenda Abierta

Se trata de un método muy poderoso para diseñar reuniones de manera constructiva y colectiva que facilita la participación genuina. Supone la realización de las siguientes actividades:

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Algunas preguntas para la reflexión:

• Pensando en las reuniones que diriges o puedes llegar a facilitar ¿cómo te encontrarías proponiendo una planificación abierta de la agenda de alguna o todas ellas?
• La agenda de una reunión de feedback con una persona de tu equipo o despacho individual, confeccionada de manera abierta y colaborativa, ¿qué aportaría de diferente respecto a una reunión de supervisión convencional? ¿Para qué otro tipo de cuestiones o problemas se puede usar la participación?
• ¿Qué frutos se puede esperar que de un proceso participativo de estas características?
• En tu caso o en tu proyecto ¿quiénes son los actores principales (invitados, convocados) en un proceso de planificación abierta de la agenda de la reunión? 
• Si propones una herramienta 2.0 para reunirte con tu equipo ¿tendrás que tener en cuenta algún factor más a la hora de diseñar la agenda de manera conjunta?
• ¿Cuáles son las FAQS o Preguntas Frecuentes que te sugiere este enfoque?
• Ej: ¿Significa la participación que estamos abiertos a todo?¿Si invitamos a participar, no se alargará el proceso en demasía?...etc

Fotografías: autoría propia
                   
Más info: Open Space Technology.
Participación genuina por E. Molini.