Panel de expertos autorizados: los ciegos sabios

Este próximo mes de Julio facilito un primer Panel de expertos para una organización del sector turístico. La estrategia de diálogo contempla la creación de un panel para el contraste, la valoración y la crítica constructiva de las acciones de dicha organización en materia de responsabilidad social. 

Me gustaría contaros el enfoque propuesto y las características generales, ventajas y limitaciones,  de este tipo de reuniones.

En este tipo de reunión se consulta a los panelistas su opinión y punto de vista experto sobre un tema dado que conocen de manera individual en profundidad.

Junto a un equipo interno hemos comenzado a trabajar en el diseño previo de dicha reunión, conversando con los propietarios del proyecto en el que se engloba esta acción. En esta primera fase es crucial:

• evaluar si esta es la metodología  más adecuada para los objetivos buscados. Y, si es así, 
• delimitar el tema concreto de la convocatoria para finalmente 
• establecer los criterios para seleccionar a las personas a invitar a participar (entre 4 y 7 para que sea operativa).

Selección de la metodología:

Es importante que quede justificado que no se pueden obtener opiniones por otras vías. En ocasiones el propósito nos lleva a concluir que lo que se hace necesario es una reflexión conjunta o un debate y entonces la metodología del panel de expertos no es la más adecuada. 

Otras veces no existen datos históricos con los que trabajar. Un caso típico de esta situación es la previsión de implantación de nuevas tecnologías. Entonces convocar a un panel de expertos puede ser la alternativa metodológica a valorar.

Delimitación de la temática:

Normalmente se formula como pregunta y más que como un problema que ya tiene solución es más provocativa y motivadora si se describe de una manera más ambigua y abierta. 

En el proyecto que inspira esta entrada la pregunta tentativa y aún en borrador es ¿Cómo aportar valor estratégico desde la responsabilidad social sin que el incremento del desarrollo de nuestra empresa se vea afectado? 

Requisitos más relevantes para la selección de panelistas:

• La elección de expertos debe realizarse bajo criterios profesionales previamente definidos. Deben ser reconocidos en un campo determinado y que los profesionales que sufrirán o disfrutarán de sus conclusiones les doten de autoridad para ello.  Su elección debe ser pertinente y argumentada. 
• Ausencia explícita de conflictos de interés. Se deben explorar y manejar los conflictos de intereses con respecto al tema a valorar. En caso de haber decidido mantener en el panel a expertos con determinados conflictos de intereses es necesario especificar los motivos de esta decisión. En ocasiones puede ser un tema de escasez de expertos sobre la temática en cuestión.
• Otro de los criterios individuales de aceptación es la voluntad y la  disponibilidad del tiempo necesario para abordar las tareas a desarrollar y que aseguren su independencia respecto a la temática que se va a abordar. 
• La  capacidad de trabajo en equipo, de asociar ideas y llegar al consenso tras escuchar a los demás e integrar sus opiniones,  así como demostrar una mentalidad abierta y un enfoque múltiple de partida, son también fundamentales. En caso contrario, el clima de trabajo en el panel puede enrarecerse y  ello puede desembocar directamente en el fracaso del propósito del mismo. Por ello se hace necesario también que conozcan explicitamente qué es acuerdo y qué es desacuerdo entre panelistas asi como su papel en el panel y en el proyecto

En esta primera fase también hay que valorar si podría ser de interés convocar a observadores, personas ajenas al panel, que con sus preguntas puede aclara el contenido presentado por los panelistas. 

El proceso:

No se trata de una ponencia sino de un diálogo o conversación dinámica sobre un tema dado que han preparado previamente. En mis propuestas siempre hay una sesión de lanzamiento previa de la que hablo más tarde.

Como cada participante es un experto en una parte del tema en general, se facilita un diálogo para que los panelistas, al servicio de la valoración conjunta pongan encima de la mesa, de manera informal, sus particulares perspectivas y especialización. 

Los facilitadores cuidamos que la conversación sea básicamente informal y cordial. Pero con todo tiene que seguir un desarrollo coherente, razonado, objetivo. Cuidando que al verter sus puntos de vista, la conversación no se vaya por los “Cerros de Ubeda”, los participantes del panel desarrollan a través de una conversación todos los aspectos posibles de la temática, para lograr una visión relativamente completa acerca de la misma. 

La duración estimada es de una hora y media o dos horas máximo, con 10 ó 15 minutos dedicados a la presentación de cada panelista. Después de las presentaciones, un secretario resume las diferentes intervenciones en pocos minutos. 

El papel del diseñador-facilitador:

Además de co-diseñar el proceso un coordinador o moderador cumple la función de proponer la metodología, presentar a los miembros del panel, ordenar la conversación, intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo, impulsar la participación, integrar los resultados, velar por la búsqueda de consenso etc.  

Ventajas: 

No es difícil de intuir que las ventajas de esta metodología son consecuencia del profundo conocimiento individual de una parte de la temática en cuestión. Ello deriva en un ahorro de tiempo y coste considerable, y una gran credibilidad de las conclusiones. Una parte de la falta de información de unos participantes es solventada con la que aportan otros y juntos, en sinergia, se asociación ideas y propuestas, y se adquiere un mayor conocimiento sobre la temática en cuestión.

Limitaciones:

Igualmente las limitaciones radican en que la estructura del panel lleva a omitir opiniones de terceros frente a las de los expertos. 

Por ejemplo, si la selección de los participantes no se ha realizado correctamente, las personas que disfrutarán o sufrirán de sus conclusiones no dotan a los expertos de la autoridad pertinente, las propuestas no se aceptarán con agrado. Por eso suelo llamar a esta dinámica Panel de Expertos Autorizados, para reforzar este último aspecto y me ocupo de que la elección de los expertos cumpla con este requisito. 

Dentro del grupo de expertos también hay que prevenir ciertas dinámicas. Si el grupo de expertos no ha reflexionado previamente sobre ello puede darse que se ejerza algún tipo de presión social sobre alguna opinión minoritaria.  O quizá se otorgue mayor autoridad  a un experto más que a otro. Entonces se corre el riesgo que algunos participantes puedan renunciar (consciente o inconscientemente) a hacer pública su opinión diferente. Ya lo decíamos en otra entrada: lo que no es moda, incomoda. Es importante tratar cómo se va a gestionar el consenso dentro del grupo y establecer el clima adecuado de confianza intragrupo para que la autonomía no se vea dañada y no redunde en conclusiones erróneas. 

Otro efecto que he tenido que tratar en varias ocasiones es que algún experto se exceda en la conversación del campo de sus competencias reconocidas. Suele darse sin ninguna mala intención, no hay que olvidar que el ámbito de su conocimiento tiene que ver con una temática más global. Sienten pasión por el tema y hay que ayudarles a gestionar este aspecto y reconducir cuando sea necesario. Cuando se ha generado el clima adecuado, cualquier persona participante del panel está autorizada para expresar que se está dando esta situación.

Esta situación suele darse también cuando las competencias de los participantes del panel no cubren la totalidad de los temas que se van a tratar o cuando no se ha informado debidamente sobre su función en el panel y sobre las normas de funcionamiento.

Algunos expertos pueden con mayor intensidad verter sus opiniones más veces en la conversación. El riesgo es el de considerar que el argumento más citado es el más válido. El facilitador tiene que gestionar correctamente la participación de todos los convocados. Invitar a los más extrovertidos para que gestionen el numero de aportaciones, cumplan el tiempo de presentación, eviten interrupciones, etc.  También se ha de dinamizar el proceso para que los más inhibidos cojan el testigo asegurando que han podido expresar su opinión y reconociendo su conocimiento experto diferencial.

A veces el trabajo de cada panelista no es homogéneo en implicación, calidad y cantidad por lo que es importante poner a su disposición los medios necesarios y comunicar el estándar de calidad deseable. 

Jornada de lanzamiento:

Una primera reunión del panel de expertos tiene como objetivo que estos entiendan perfectamente su rol en la consulta y valoración. Para ello se ha de concretar la temática a desarrollar, se debe discutir y validar el proceso que se empleará para dirigir el trabajo, los estándares de calidad, tratar el calendario de las próximas reuniones (objetivo y contenido tentativo).  En esta reunión también se pueden aclarar dudas sobre el panel y el material necesario: láminas, recortes de periódicos, afiches, si fueran necesarios.

Pero las limitaciones anteriormente señaladas no van a minimizarse con únicamente tratar los puntos anteriores. Hay que ir más allá y tratar con cuidando el diseño de dicha metodología en la primera fase.  

Para conversar sobre todo ello facilito una conversación con la conocida fábula de los seis ciegos sabios. Todo ello permite al grupo de expertos reflexionar sobre cómo cada participante va a contribuir a la generación de un clima de confianza, pactar unas reglas del juego, un código de conducta, reflexionar sobre las limitaciones que un enfoque único puede conllevar, testar interés y motivaciones, garantiza que las personas participantes se mantengan en la sintonía adecuada al trabajar su sentido de responsabilidad y compromiso. 

Viñeta: autoría propia